WorkPower Oy
Y-tunnus 1857541-9
Hammareninkatu 7
33100 TAMPERE
puh. 0207 103 300
Toimitusjohtaja Anja Pajala
puh. 050 406 6712
anja.pajala@workpower.fi
Tietosuojavastaava Sanna Mäkinen
puh. 040 057 1767
sanna.makinen@workpower.fi
WorkPower Oy:n työnhakijarekisteri
Rekisteriin kerätään tietoja, joita WorkPower Oy tarvitsee työnhakijoiden rekrytoinnissa ja välittämisessä sekä työsuhteen luomisessa ja ylläpitämisessä. Työnhakijoiden voi osoittaa hakemuksen kohdistettuun työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen.
Henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen perustuvat työnhakijan antamaan suostumukseen. Työnhakijan antamia hakemustietoja säilytetään ja käytetään hakijarekisterissä. Työnhakijan omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan välittömästi tai hän voi itse poistaa tiedot omilla tunnuksillaan.
Nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelin, sähköposti, syntymäaika, millaista työtä hakee, koulutus, työkokemus, osaaminen, CV, hakemusliitteet sekä hakijan oma esittely ja käsittelijän kommentit. Osa täytettävistä tiedoista on pakollisia, osa vapaaehtoisia.
Rekisterin tiedot kerätään työnhakijalta hänen suostumuksellaan. Työnhakijalta kerättävät tiedot koostuvat työnhakijan toimittamasta hakemuksesta, työ-, koulu- ja muista todistuksista sekä työnhakijan mahdollisessa haastattelussa antamista tiedoista.
Rekisteröityjen henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröityjen suostumusta. Rekisteröidyn suostumuksella voidaan työtehtävien kannalta tiettyjä tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa WorkPower Oy:n asiakasyritykselle, jonka toimeksiantoon työnhakija on ehdolla.
Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot kerätään Likeit Solution Oy:n tietokantaan. Palvelimet ja siten myös henkilörekisterin tieto sijaitsee fyysisesti Suomessa valvotuissa konesaleissa. Yhteys palveluun on salattu HTTPS-protokollalla. Varmuuskopiot säilytetään palvelimilla valvotuissa tiloissa. Varmuuskopioita säilytetään vuoden ajan.
Rekisterin tietoihin pääsee tarvittaessa käsiksi Likeitin käyttötuki ja ohjelmoijat, joiden pitää teknisen tuen ja ongelmien selvitysten takia päästä tietoon käsiksi. Kaikki Likeitin tietoihin käsiksi pääsevät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, joka on laajennettu luottamuksellisten tietojen lisäksi koskemaan myös henkilötietoja.
Toiminnoista, joita käyttäjät järjestelmän sisällä suorittavat, tallennetaan tietoja järjestelmän lokeihin. Tärkeimpiä näistä ovat sisään ja uloskirjautumiset sekä muutosloki, joka sisältää kaikki tapahtuneet tietojen muokkaukset ja muutoksen tarkan päiväyksen ja kellonajan sekä suorittajan.
Rekisteriä käytetään WorkPower Oy:n määrittelemillä henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla, joita on määritelty erilaisille tasoille riippuen toimihenkilön työtehtävistä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitamista varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Järjestelmän ylläpitoon ja huoltoon osallistuvilta palveluntuottajilta WorkPower Oy vaatii riittävää tietosuojausta sekä sitoumusta olla käyttämättä rekisteritietoja.
Henkilöllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot. Kirjautuessaan henkilö pääsee katsomaan, muuttamaan ja poistamaan hakemuksella antamiaan tietojaan. Mikäli henkilö haluaa nähdä kaikki hänestä kerätyt tiedot, tarkastuspyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti WorkPower Oy:n toimipisteessä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai tietojen poistamista.
Vastustamisoikeus: Henkilöllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli hän kokee, että olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja. Jos vastustat tietojesi käsittelyä, keskeytämme henkilötietojesi käsittelyn (säilytystä lukuun ottamatta) siksi aikaa, kunnes saamme käsittelyn lainmukaisuuden selvitettyä.
Valitusoikeus: Henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
WorkPower Oy:n asiakas- ja toimittajarekisteri
Rekisteriin kerätään tietoja, joita WorkPower Oy tarvitsee työntekijöiden rekrytoinnissa ja välittämisessä asiakasyrityksille. Lisäksi rekisterissä on toimittajat, joilta WorkPower Oy hankkii toiminnassaan tarvittavia tuotteita ja palveluita.
Asiakas- ja toimittajarekisterin tietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla: rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä on asianmukainen ja merkityksellinen suhde (asiakassuhde). Henkilön omasta pyynnöstä häntä koskevat tiedot poistetaan välittömästi.
Yrityksen nimi ja yhteystiedot, henkilön nimi ja yhteystiedot, yhteydenpito, asiakas- ja toimittajasopimukset.
Rekisterin tiedot kerätään henkilöltä hänen suostumuksellaan.
Rekisteröityjen henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröityjen suostumusta. Toimeksiannoissa asiakkaan yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot luovutetaan työnhakijalle/-tekijälle.
Rekisteriin tallennettavat yritys- ja henkilötiedot kerätään LikeIt Solution Oy:n tietokantaan. Palvelimet ja siten myös henkilörekisterin tieto sijaitsee fyysisesti Suomessa valvotuissa konesaleissa. Yhteys palveluun 9 on salattu HTTPS-protokollalla sekä kaksivaiheisella tunnistautumisella. Varmuuskopiot säilytetään palvelimilla valvotuissa tiloissa. Varmuuskopioita säilytetään vuoden ajan.
Rekisterin tietoihin pääsee tarvittaessa käsiksi Likeitin käyttötuki ja ohjelmoijat, joiden pitää teknisen tuen ja ongelmien selvitysten takia päästä tietoon käsiksi. Kaikki Likeitin tietoihin käsiksi pääsevät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, joka on laajennettu luottamuksellisten tietojen lisäksi koskemaan myös henkilötietoja.
Toiminnoista, joita käyttäjät järjestelmän sisällä suorittavat, tallennetaan tietoja järjestelmän lokeihin. Tärkeimpiä näistä ovat sisään ja uloskirjautumiset sekä muutosloki, joka sisältää kaikki tapahtuneet tietojen muokkaukset ja muutoksen tarkan päiväyksen ja kellonajan sekä suorittajan.
Toimittajien yritys- ja henkilötiedot ovat myös Aditro Enterprise Oy:n ohjelmassa. Aditro käyttää yksityisyydensuojaa parantavia teknologioita, strategioita ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseen. Asianmukaisten toimenpiteiden määritys perustuu henkilötietojen arkaluontoisuuteen, tietojen säilytysaikaan, käsittelyyn liittyviin riskeihin ja käyttötiheyteen. Aditro käyttää tavanomaisia ja suojaavia turvatoimia, kuten esimerkiksi päästä – päähän – salausta rekisteröityneiden arkaluontoisimpien henkilötietojen suojaamiseen ja käyttää myös muita uusimpia yksityisyydensuojaa parantavia pitkälle kehitettyjä ja uusimpia tekniikoita.
Ohjelmistoja/rekistereitä käytetään WorkPower Oy:n määrittelemillä henkilökohtaisilla käyttöoikeuksilla, joita on määritelty erilaisille tasoille riippuen toimihenkilön työtehtävistä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joiden hoitamista varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.
Järjestelmien ylläpitoon ja huoltoon osallistuvilta palveluntuottajilta WorkPower Oy vaatii riittävää tietosuojausta sekä sitoumusta olla käyttämättä rekisteritietoja.
Henkilöllä on Henkilötietolain 26§:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot. Mikäli henkilö haluaa nähdä kaikki hänestä kerätyt tiedot, tarkastuspyyntö tulee esittää henkilökohtaisesti WorkPower Oy:n toimipisteessä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista tai tietojen poistamista.
Vastustamisoikeus: Henkilöllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli hän kokee, että olemme käsitelleet henkilötietoja lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietoja. Jos vastustat tietojesi käsittelyä, keskeytämme henkilötietojesi käsittelyn (säilytystä lukuun ottamatta) siksi aikaa, kunnes saamme käsittelyn lainmukaisuuden selvitettyä.
Valitusoikeus: Henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.