Todistetusti toimiva rekrytointiprosessi – näin WorkPower tehosti rekrytointiprosessin vaiheet

25.10.2023 - Kirjoitukset

WorkPowerin rekrytointiprosessi etenee tehokkaasti sekä asiakkaan että työnhakijan näkökulmasta. Sitä mieltä on myös Suomen Lean-yhdistys, joka sijoitti WorkPowerin työn rekrytointiprosessin kehittämisen parissa neljänneksi Vuoden Lean Teko -kilpailussa. Lue, miten rekrytointiprosessin vaiheet saatiin yhtenäistettyä ja tehostettua koko organisaatiossa.

WorkPowerin rekrytointiprosessi neljänneksi Vuoden Lean Teko -kilpailussa

WorkPowerin työ liiketoiminnan eri prosessien kehittämisen parissa keräsi tunnustusta, kun Suomen Lean-yhdistys sijoitti organisaation rekrytointiprosessin leanauksen neljänneksi Vuoden Lean Teko – kilpailussa.

WorkPower sai kiitosta rohkeasta Lean-ajattelusta uuden ja tehokkaamman toimintatavan luomisessa sekä käyttöönotossa rekrytointeja koskien. Positiivista huomiota herätti myös se, että kehitystyön jatkaminen sisällytettiin päivittäiseen johtamiseen.

Onneksi olkoon Jenni, mitä tällainen tunnustus WorkPowerille tarkoittaa?

– Kiitos, tämä kertoo ennen kaikkea meidän toiminnan ammattimaisuudesta. Rekrytointiprosessin eri vaiheet on katsottu tarkkaan läpi, ja sen ansiosta rekrytointi toimii nyt sekä laadukkaasti että tehokkaasti, kertoo WorkPowerin liiketoimintajohtaja Jenni Pelkonen.

Mitä on Lean?

Lean-ajattelu pitää sisällään organisaation toimintamallien tehostamista ja tekemisen järkevöittämistä.

– Lean on yritysmaailmassa monelle tuttu teollisuudesta tai logistiikkayritysten parista, mutta myös palvelualan yrityksissä Lean-ajattelu tuo samalla tavalla taloudellista hyötyä myynnin kasvun tai kulujen pienenemisen myötä, opastaa Jenni.

WorkPowerin palkanlaskennassa ja laskutuksessa käynnistettiin ensimmäinen Lean-projekti Tampereella vuonna 2019. Lean-toimintamalli levisi Tampereelta muihin tiimeihin ja toimipisteisiin, ja tarkastelun alla on ollut muun muassa myyntiprosessi, jonka jälkeen aloitettiin rekrytointiprosessin tehostaminen.

Markkinointitiimin prosessien leanauksen myötä sama toimintamalli on nykyään jalkautettu jokaiseen yrityksen tiimiin.

Rekrytoinnin vaiheet tehokkaammiksi – läpimenoaika nopeammaksi

– Lean konkretisoituu hyvin sanonnassa: “Ei juosta reittiä nopeammin, vaan kuljetaan lyhyempi matka”. Kun toimintaprosesseja tarkastelee, löytyy monesti fiksumpi tapa tehdä asioita, jolloin saadaan niin sanottua virtausaikaa lyhenemään. WorkPowerin kilpailuun osallistuneessa prosessissa tämä tarkoittaa yhden rekrytoinnin läpimenoaikaa, kertoo Jenni.

Lue lisää: Suorarekrytointi ja tehokkaan rekrytointiprosessin vaiheet [opas] 

Rekrytointiprosessi, joka palvelee asiakkaita ja työnhakijoita entistä paremmin

Tavoitteena oli sekä asiakaskokemuksen että hakijakokemuksen parantaminen, kun WorkPower aloitti kuuden eri paikkakunnan ja viiden eri toimialan rekrytointiprosessin yhtenäistämisen. Rekrytointiprosessin vaiheet haluttiin sujuvammaksi, sekä poistaa turhaa hukkaa. 

Tehokkaampi rekrytointiprosessi – WorkPowerin tavoitteet

• Rekrytointiprosessin läpimenoajan lyhentäminen 
• Paremmat matchit 
• Turhan työn poistaminen HR-työssä
• Asiakas- ja hakijakokemuksen parantaminen 

– Meillä oli lähtötilanteessa jokaisella tiimillä, paikkakunnalla ja toimialalla kaikilla omanlaisensa rekrytointiprosessit. Kun aloimme yhtenäistämään ja järkevöittämään rekrytointiprosesseja, oli lopputulemana kolme erilaista prosessia: suorarekrytointi (ilmoitushaut, hybridit ja suorahaut), henkilöstövuokraus sekä rekrytoiva koulutus.

Rekrytointiprosessin vaiheet uusiksi tiimien kanssa työskennellen

Rekrytointiprosessia lähdettiin työstämään työpajoissa toimialakohtaisesti, ja mukana olivat kaikki rekrytointia tekevät henkilöt. Tämän jälkeen eri toimialoja yhdistettiin. 

– Lean-ajattelun hengessä saimme jaettua parhaita käytäntöjä tiimien kesken, ja sisällytettyä niitä rekrytointiprosessin eri vaiheisiin. Nykyään tietyn prosessin kehittämistä tehdään tiimeittäin ja toimialoittain. Työskentelemme erilaisilla kokoonpanoilla, jotta kaikkien hyvät käytännöt tulevat varmasti näkyviin jokaiselle tiimille, Jenni kertoo.

Tehostetut prosessit – enemmän aikaa osaamisen kehittämiselle

Hukkia vähentämällä ja poistamalla, on työ mielekkäämpää myös WorkPowerin henkilöstölle.

– Työntekijät osallistuvat nyt enemmän toiminnan kehittämiseen, mikä lisää työhyvinvointia ja osaamista. Perustyön tekeminen vie tehokkaampien prosessien takia vähemmän aikaa, joten uusien ideoiden toteuttamiselle ja osaamisen kehittämiselle on enemmän tilaa, iloitsee Jenni.

Lue lisää: Tunnistatko yrityksen osaamistarpeet? – osaamiskartoitus auttaa ennakoimaan

Rekrytointiprosessin yhteydessä poistunut hukka tarkoitti muun muassa: 

• turhaa työtä
• odottelua tai
• tiedon varastointia

– Hukkaa poistettiin joko automaation ja robotiikan avulla tai vaan miettimällä asiaa toisesta näkökulmasta. Tämä kaikki on kannattanut, sillä kyselyiden mukaan sekä asiakaskokemus että hakijakokemus ovat parantuneet vuoden 2022 aikana, kuvaa Jenni rekrytointiprosessin työstämistä ja tuloksia.

Lean-toimintamalli pitää sisällään jatkuvaa parantamista

Prosessien hiomisessa WorkPowerilla on käytössä useita työkaluja, kuten Miro, Trello, toiminnanohjausjärjestelmä ja Teams, sillä kaikki projektin osallistujat eivät ole aina livenä paikan päällä.

Hyvien tuloksien myötä Lean-projektit ja jatkuva parantaminen ovat muodostuneet osaksi arkea, ja niiden hyödyt näkyvät niin henkilöstölle, asiakkaille kuin työnhakijoillekin, päivittäisten toimintojen sujuvuutena.

– Lean-toimintamallin hienous on siinä, että sitä voi hyödyntää missä vaan. Meillä onkin juurtunut sana leanataan, kun mietitään, miten asioita voi tehdä paremmin. Tärkeintä olisi muistaa, että Lean ei ole vain yksi projekti, joka loppuu tiettynä ajankohtana. Jatkuva parantaminen on Leanissa se juttu, muistuttaa Jenni.

Hyvä rekrytointiprosessi muuntautuu palautteen myötä

Suurin työ entistä tehokkaamman rekrytointiprosessin luomiseksi tehtiin vuoden 2022 aikana, jolloin rekrytointiprosessi sai nykyisen muotonsa. Päivittäinen kehittäminen jatkuu Jennin mukaan WorkPowerilla edelleen.

– Lean, kuten hukkien miettiminen ja mittaaminen, niiden poistaminen, jatkuva parantaminen sekä onnistumisten jakaminen ovat osa jokaisen tiimin viikkopalaveria ja päivittäistä johtamista. Nämä kaikki rantautuivat meille Leanin myötä.

Hyvä rekrytointiprosessi vastaa muuttuviin tarpeisiin, joten rekrytointiprosessin eri vaiheet kaipaavat tarkastelua jatkossakin.

– Kehittyminen tarvitsee aina kylkeen myös palautetta. Me toivomme tulevaisuudessakin paljon palautetta niin hakijakokemuksesta kuin asiakaskokemuksestakin, sillä molemmat ovat meille merkittävä osa strategiaa, huikkaa Jenni lopuksi.
Kuinka voimme auttaa sinua paremmissa rekrytoinneissa? 👉 Rekrytointipalvelut yritykselle