Yhteinen kieli talousviestinnässä

14.9.2020 - Kirjoitukset

Olen organisaatiossamme se vähiten näkyvä osanen. Teen työtä tiimissä, mutta silti yksin. Työni tulokset saattavat näkyä päivittäin vain yhdelle tai kahdelle kollegalle, muu organisaatio saattaa nähdä tuotoksiani vain kerran kuukaudessa. Tai näin ainakin oli ennen.

”Olen controlleri” vastaan kun kysytään mitä teen työkseni. Tämä aiheuttaa kysyjässä usein katseen yläviistoon siirtämisen samalla kun hän pohtii mitä juuri sanoin ja pitäisikö kysyä sama asia vielä uudestaan. Jatkankin usein kysymättä lauseen perään ”hoidan kirjanpidon ja raportoinnin”. Tämä vastaus on yleensä kysyjälle tarpeeksi selkeä, vaikka se ei sisällä läheskään kaikkea mitä työssäni teen. Joskus saatan vitsailla olevani organisaation kyttä, mutta juuri koskaan en lähde selittämään mikä ero on Business ja Financial Controllerin välillä. Miksi? Koska kysyjä ei ollut ”taloushallinnon ihminen”.

Meillä talousihmisillä, tai fina ihmisillä kuten itse meitä kutsun, on monesti termejä, joita muut eivät välttämättä ymmärrä. Tai vain luulevat ymmärtävänsä. Meillä on paha tapa puhua omalla kielellämme, käyttää lyhenteitä ja sekoittaa suomenkielisiä ja englanninkielisiä termejä. Silti meidän tärkein tehtävämme on kommunikoida taloustietoa muille organisaatiossa ja sen ulkopuolelle.

”Ei mua kiinnosta numerot”. Tokaisu, joka on jokaisen talousihmisen pahin painajainen, mutta tämän taustalla saattaa olla monia syitä. Ehkä henkilö on saanut menneisyydessä eteensä kasan raportteja ilman syytä miksi niitä tulisi katsoa. Ehkä hän ei ymmärrä mitä raporttien luvut oikein kertovat, miten niitä tulisi hyödyntää tai kuinka niihin voisi vaikuttaa. Mitä merkitystä tuolla yhdelläkin mittarilla oikein on, minähän teen asiakastyötä? Tässä skenaariossa raporttien jakaja on tehnyt virheen kommunikoinnissa. Tätä kommunikointivirhettä saattaa edesauttaa se, että monesti työntekijä käy raporttia läpi esimiehensä kanssa, ei raporttien luojan kanssa. Selkeä perehdytys raporttien tulkitsemiseen on siis tarpeellinen sekä esimiehille että työntekijöille. Näin pyritään välttämään mahdollisimman hyvin rikkinäinen puhelin -syndroomaa.

Muutama asia mitä yritän itse noudattaa talousviestinnän osalta:

• Unohda lyhenteet ja vältä taloussanoja, jos mahdollista. Niin kivaa ja aikaa säästävää kuin olisikin viljellä mukaan muutama KPI, ROI, jopa sanat tulos ja tase, ei lukija välttämättä ymmärrä niitä.
• Kenelle raportti on tehty? Koko organisaatio ei käytä vain yhtä ja samaa raporttia. Myyntiä kiinnostaa eri asiat kuin esimerkiksi markkinointia, HR:ää tai johtoryhmää. Itselläni on hyppysissäni useita satoja eri mittareita, mutta tarvitseeko juuri tämä lukija niitä kaikkia? Niin itse mittarit kuin käytetty kielikin tulisi räätälöidä juuri kohderyhmän tarpeeseen. Tunne yleisösi.
• Ohjaako raportti toimintaa? Raportteihin on mukava lisätä ”kiva tietää” asioita ”tarpeellista tietää” asioiden lisäksi ja joskus on mukava viestiä hassusta sattumasta, korrelaatiosta tai muusta asiasta. Mutta jos koko julkaistu raportti on sellainen, jonka tuloksiin lukija ei pysty itse vaikuttamaan, ei sen tulokset kiinnosta lukijaa läheskään niin paljoa. Joskus lukija kuitenkin vain luulee, että hänellä ei ole vaikutusmahdollisuutta lukuihin. Tämä on hyvä tuoda esiin esim. palavereissa, jossa raportteja hyödynnetään, ja miettiä yhdessä mitä luvut tarkoittavat sekä mihin suuntaan ja miten niitä voitaisiin muuttaa.
• Miten havainnollistaisin tietyn asian parhaiten? Tarkat luvut voi aina pistää matriisiin, mutta onko se kuitenkaan paras tapa viestiä juuri tätä asiaa? Voisiko asian ilmaista paremmin kuvana, esimerkiksi palloina, pylväinä, suppiloina, karttana tms.? Joskus itse luku ei ole sellainen, joka tulisi muistaa. Joskus tärkeintä lukijalle on järjestys, muutos, keskiarvo, suhde johonkin toiseen, määrä, laatu tai muu tekijä. Tutkimusten mukaan ihminen muistaa 10 % kuullusta, 30 % luetusta, mutta jopa 80 % nähdystä informaatiosta.

Sain vuoden 2020 alkupuoliskolla päätökseen kuukausien työtuntien vieneen projektin, jossa siirsin yrityksemme Excel raportoinnista Power BI järjestelmään. Tämä vaati useita satoja työtunteja mm. Googlen ja YouTuben parissa opiskellen uutta ohjelmaa ja etsien inspiraatiota raportteihin. Projekti antoi lukemattomia riemun ja onnistumisen hetkiä, sekä myös monia turhautumisia. Välillä oli pakko ottaa fyysisestikin etäisyyttä tietokoneeseen, jotta vältyttäisiin suuremmilta vahingoilta. Teetauko kollegan kanssa on aina parempi vaihtoehto kuin tietokoneen defenestraatio. Kaiken tämän panostuksen jälkeen, olisi ollut melkoinen painajainen, jos raporttien käyttäjät kommentoisivat, etteivät saa raporteista mitään irti.

Vaikka teen työtäni edelleen samalla tavalla, en voi enää sanoa olevani huomaamaton.

Nyt kaikilla organisaatiossamme on mahdollisuus tutkia taloustietoja juuri niin usein kuin itse haluavat ja lähes reaaliajassa. Talousviestinnän osalta itsellänikin on vielä paljon opittavaa. Onkin mielenkiintoista huomata, mihin asioihin kollegat kiinnittävät raporteilla huomiota ja mitä asioita he kysyvät. Nämä epäsuorat palautteet ovat avainasemassa kun pyrimme parantamaan taloustiedon kommunikointia.

Susanna Lehtonen
Controller